Nombreux sont ceux qui n’aiment pas négocier et préfèrent éviter cette « "corvée". Pourtant la négociation fait partie intégrante de la vie quotidienne aussi bien à titre privée que dans un cadre professionnel : les entrepreneurs font des concessions à leurs salariés, veulent établir un accord avec leurs clients et fournisseurs, ajustent leurs points de vue avec leurs proches collaborateurs, mènent des pourparlers avec leur banquier ou cherchent à convaincre un business angel d'investir dans le capital de leur start-up par le biais du pitch .
Être négociateur ne s'improvise pas. Un minimum de préparation s’impose, car le but ultime est de parvenir à un accord qui doit satisfaire chaque partie prenante. Ce résultat gagnant-gagnant servira de base à la poursuite des relations d’affaires à long terme. Son aboutissement est indispensable pour assurer la pérennité de l’entreprise.
Les négociateurs qui réussissent sont ceux qui sont prêts à faire tout ce qu’il faudra pour franchir la ligne d’arrivée. Même si les négociations s’effectuent parfois sans stress et sans précipitation dans un esprit de convivialité qui peut faire oublier l'agitation quotidienne, il faut toujours appliquer quelques règles de bon sens : la maîtrise de ses émotions, le savoir-vivre, la vigilance, la lucidité, le pouvoir de persuasion et la ténacité.
Si vous souhaitez vous armer pour obtenir le meilleur de vos interlocuteurs et exceller pour devenir être un maître dans l'art de négocier, vous devez suivre scrupuleusement les 4 étapes suivantes:
· - la phase de préparation,
· - la phase d’écoute
· - la phase de discussion
· - la formalisation du contrat
Préparation des négociations
La phase de préparation
Si vous pensez que les négociations débutent dès l’arrivée des autres participants, vous ne parviendrez jamais à obtenir de meilleurs résultats. Lors de la toute première phase de discussion, Il convient de ne pas négliger une bonne hygiène de vie : Faites régulièrement du jogging et prenez des repas équilibrés, c’est-à-dire mangez des aliments contenant les minéraux et vitamines indispensables au bon fonctionnement de votre organisme et à la préservation de vos ressources dans l’éventualité d’une négociation en terrain hostile; autrement dit, ne vous privez pas de nourriture ou à l’inverse, ne vous suralimentez pas.
Ensuite, vous devez effectuer un véritable travail de détective en recueillant le maximum d’informations pertinentes sur les différentes parties prenantes – par le biais des moteurs de recherche sur Internet, les réseaux sociaux, la presse économique ou des renseignements obtenus auprès de prestataires qui ont déjà travaillé avec vos futurs interlocuteurs – : Identifiez les personnes-clé impliquées dans les prises de décision . Ne perdez pas votre temps à vouloir engager des discussions avec celui qui a la position hiérarchique la plus élevée au sein de l’entreprise si, en fin de compte, c’est plutôt le responsable financier ou le directeur commercial qui apposent leur signature au présent accord. Cernez les attentes et les motivations de tous vos futurs interlocuteurs, étudiez leurs principales stratégies envisageables, enquêtez sur leurs centres d’intérêt.
En Afrique, nouer d'excellentes relations personnelles avec un client ou un fournisseur avant d’engager des discussions est quelque chose de crucial. Le sens de la famille y est très développé ; vos partenaires en affaires n’hésiteront pas à vous présenter à vos proches, vous faire visiter la ville ou vous inciter à vous imprégner de la culture locale, ce qui vous facilitera la tâche en matière de collecte de renseignements d’une importance vitale pour les négociations. Attention toutefois à ne pas confondre convivialité et familiarité qui pourrait être perçu comme une offense.
Si vous voulez mettre toutes les chances de votre côté pour obtenir ce que vous souhaitez ou, a contrario, faire des concessions en cas de blocages, vous devez tout chiffrer, y compris les détails les plus insignifiants. Cela peut aller des pièces de rebut provenant de la fabrication de vos produits aux échéances de paiement. Mettez à contribution les divers départements qui concourent au calcul des coûts : service technique, Recherche & Développement, service financier, service commercial etc…
Constituez une petite équipe de trois à six personnes pour conserver la proximité relationnelle face à des interlocuteurs qui utiliseront tous les moyens pour vérifier la solidité du groupe , tout en requérant un leader qui parlera au nom du comité et en y mêlant des profils expérimentés tels que des juristes, des techniciens ou des financiers, car la diversité et la complémentarité des compétences évitent de laisser certaines questions émises par les participants sans réponse.
N’hésitez pas à répéter vos arguments quelques jours, voire une semaine avant le Jour J, comme si vous étiez en situation réelle. Demandez à chaque membre de votre équipe, organisée ou formée pour la circonstance, de jouer le rôle de la partie adverse afin d’anticiper les risques de blocage et de contestation, élaborer votre stratégie, trouver des solutions alternatives, clarifier vos positions de repli, vos options ou votre plan de secours.
Le cas échéant, vous pouvez échanger des lettres d'intention avec vos partenaires ou envoyer l’ordre du jour par mail ou fax avant la rencontre.
Phase d'écoute lors des négociations
Phase d’écoute
Les toutes premières minutes sont déterminantes pour la suite des discussions. N’ayez aucune crainte à présenter immédiatement votre offre. Cela vous apportera un niveau supplémentaire de confiance et vous permettra de vous affirmer comme leader : Commencez par poser à vos interlocuteurs des questions ouvertes en débutant vos phrases par des adverbes tels que Pourquoi, Combien, Comment, Quand, ainsi que des adjectifs ou des pronoms interrogatifs comme Quel, Quoi, Qui, Où afin de faciliter le dialogue.
Ensuite, écoutez attentivement vos interlocuteurs. En règle général, vous devez écouter plus que vous ne devez parler. Utilisez le silence comme un outil tactique. De toute façon, ils se mettront à parler tôt ou tard. Recherchez vos points communs plutôt que souligner vos différences afin de créer un climat de confiance mutuelle.
Une autre règle d’or dans le processus de négociation : ne coupez jamais la parole et ne tentez pas de combler les blancs laissés dans les phrases de vos partenaires en affaires par vos propres mots, au risque de leur faire oublier ce qu’ils avaient l’intention dire.
C’est à cet instant que vous devez recueillir d’autres renseignements stratégiques qui se révéleront cruciaux pour garder tout le monde à la table des négociations.
Discussion lors des négociations
Phase de discussion
Vous devez toujours formuler vos propositions bien au-delà de ce que vous comptez réellement obtenir. Cela vous laissera une marge de manœuvre suffisamment importante en tant que négociateur. Lorsque vous êtes sur le point d’engager les vrais négociations dans le cadre d’une transaction par exemple, soyez courageux et commencez avec un prix de vente très élevé. A l’inverse, faites une proposition au prix le plus bas possible si vous envisagez d’acheter. Il est parfois opportun de faire deux, voire trois offres simultanées, toutes équivalentes. Cela montre que vous respectez le bien-fondé de leur position et respectez les préoccupations de toutes les parties. Plus important encore, Cela permet d’examiner toutes les meilleures options possibles.
Lorsque vous démarrez la négociation, tenez compte d’éléments qui revêtent une importance significative pour les autres parties prenantes et qui n’ont peu de valeur à vos yeux. Toutes les concessions que vous faites doivent bénéficier de compromis. Mettez également en exergue vos intérêts communs plutôt que de camper sur vos positions.
Les négociateurs expérimentés savent que les confrontations passagères font partie du jeu et constituent un puissant stimulant pour entamer des discussions sérieuses. Ils se permettent parfois de grandes envolées lyriques lorsqu’ils reçoivent des propositions déraisonnables quitte à retarder le processus de négociation, voire se retirer définitivement des discussions, car ils estiment qu’il vaut mieux aucun accord plutôt que de conclure un accord en contradiction avec leurs intérêts.
Si vous vous trouvez dans une situation dans laquelle les parties prenantes maintiennent leurs positions, ne sont pas disposées à progresser ou si elles sont sur le point de devenir agressives, n'en faites pas une affaire personnelle quoiqu'il arrive et restez détendu.
Plusieurs techniques existent pour débloquer des points critiques de discussion :
- Vous pouvez associer un de vos collaborateurs à un stratagème pour jouer le "mauvais flic" et vous le "gentil flic" : Faites le asseoir à son tour à la table des négociations afin d’être en contact direct avec vos interlocuteurs et de ne céder à aucune requête formulée. Lorsque vous reprenez le cours des discussions, il ne vous reste qu’à endosser tranquillement la fonction du " médiateur " dont la seule préoccupation est de dénouer une crise. Cependant, vous devez utiliser cette tactique avec modération si les négociations perdurent ;
- Dans le même registre, le fait de se faire passer pour un leader à la poigne de fer peut intimider vos interlocuteurs, ce qui vous donnera l’occasion de maîtriser l’entrevue jusqu’au bout ;
- Adoptez un autre procédé qui consiste à vous adresser à un autre interlocuteur de l’entreprise, soit en descendant l'échelle hiérarchique jusqu'au niveau nécessaire pour permettre des négociations dans un cadre moins solennel, soit en référant directement auprès de l'instance dirigeante supérieure tout en faisant attention de ne pas froisser l’égo du négociateur de départ. Toutefois, vous devez préalablement maîtriser de l’organigramme de la société concernée et son processus de décision avant de prendre l’initiative de contourner une négociation ;
- Simulez une crise de colère et quittez brutalement la réunion pour revenir plus tard à la table des négociations. Cette technique plutôt extrême présente l’avantage de repartir sur de bonnes de bases et de replacer toutes les parties prenantes sur un même pied d'égalité. En Afrique, ne perdez jamais de vue la dimension sociale, voire affective dans les rapports au sein de l’entreprise ; d’autre part, les négociations s’y déroulent toujours à un rythme très lent sans respecter des contraintes d’agenda. Ne pas faire preuve de patience et le fait d’entrer dans le vif du sujet avec une certaine rudesse pourront heurter la sensibilité de vos interlocuteurs sur le continent africain. A cet égard, ne soyez jamais pressé de signer un accord.
- Vous avez la possibilité de « saucissonner » leur demande par tranche, de « morceler » les discussions dans divers endroits – dans un café, un centre d’affaires et son lieu de travail par exemple – distiller les informations au compte-goutte et apporter au fur et à meure les réponses jusqu’à l’accord final. Se sentant en confiance, les autres participants seront forcément disposés à conclure l’affaire.
- Faites traîner intentionnellement l’entrevue en longueur, attardez-vous à la limite de l’excès sur de nombreux points de détail, puis faites une concession. Perdant patience, vos interlocuteurs s’empresseront de signer l’accord, mais prendront conscience tardivement qu’ils auraient pu négocier sur d’autres aspects de la négociation. Néanmoins, vous risquez de faire les faire fuir si vous abusez de ce manœuvre ;
- Tenez le discours du parfait baratineur en prétendant que vous avez déjà entamé avec des concurrents fictifs par exemple. Ce type d'exercice est assez risqué, car vous devez garder une crédibilité sans faille dans votre prise de parole.
Beaucoup de personnes ont tendance à considérer souvent les négociations comme un jeu. Par conséquent, restez détendu et prenez du plaisir à jouer !
Signature du contrat
Formalisation du contrat
Une fois l'affaire conclue, Il faut tenir compte d’un dernier aspect pour finaliser la négociation. Rédigez un document qui servira à formaliser votre offre. Ce dossier doit récapituler tout ce qui a été convenu entre les partenaires : le nom du prestataire, les besoins et attentes des autres protagonistes, les tarifs, les modalités de livraisons et paiements, la date d’exécution du contrat etc. … Il doit être aussi court et clair que possible.
L’idéal est de l’envoyer par voie postale aux autres parties prenantes dans les 24 heures après que les négociations soient terminées. Demandez parallèlement aux protagonistes de soumettre leurs suggestions et leurs commentaires joints au document. Faites leur signer l’accord dans un délai de 3 jours.
Dernier principe à appliquer: vous devez passer de la parole aux actes, c’est à dire que vous devez respecter les points convenus et assurez-vous que vos interlocuteurs en fassent de même.
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