• Harley McKenson-Kenguéléwa

Une Méthode infaillible pour réussir une réunion de travail

Mis à jour : sept. 15


Un auditoire mal identifié, des objectifs imprécis ou une absence d'objectifs, des participants qui fabriquent des avions en papier, des soupirs incessants … Chaque salarié a du vivre cette amère expérience au moins une fois au cours de sa carrière, avec la désagréable sensation d’avoir perdu mon temps.


il appartiendra aux chefs d’entreprise, patrons de start-up et autres managers d’organiser de manière périodique des rencontres pour échanger avec leurs collaborateurs, en vue de résoudre des problèmes, prendre des décisions d’ordre stratégique ou tout simplement renforcer l’esprit d’équipe. Toutefois, la tenue de tels événements ne s’improvise pas ; Quelques jours de préparation sont nécessaires pour conduire avec efficacité une réunion de travail.


Dénicher un titre de thème qui attire et retienne l’attention


Le dirigeant devra préparer et distribuer un ordre du jour qui respectera scrupuleusement quelques règles, comportant les informations suivantes :


- La dénomination sociale de l’entreprise;

- La date et les détails concernant le plan d’accès à la salle de la réunion. S’il estime que la rencontre doit être valorisée, il pourra louer une salle dans un centre de conférences ou celle d’un hôtel;

- Le thème;

- L’heure de début et de fin de la rencontre;

- La référence du document, permettant d’optimiser le classement des dossiers.


Il peut également annoncer par mail la tenue de la réunion aux collaborateurs qu’il compte convier et trouver un thème accrocheur assorti de pistes de réflexion stimulantes pour amener ces derniers à se pencher plus attentivement sur le sujet proposé. Par exemple :


« La Côte d’Ivoire, Le Sénégal et le Cameroun, nouvelles terres d’opportunités pour notre Start-up »


L’ordre du jour doit permettre à chaque participant de comprendre ce qu’on attend de lui au sujet des missions à exécuter et d' appréhender le profit qu’il peut tirer de sa présence.



Déterminer la nature de la réunion


Afin que les participants jugent la réunion utile, il appartient au chef d’entreprise de définir les objectifs qui peuvent se décliner de la manière suivante :


- Une réunion de travail centrée sur des prises de décision : l’animateur prendra des dispositions pour favoriser l'expression de toutes les opinions. Par exemple :


« La situation de la classe moyenne et des cadres à très haut revenu est bien meilleure qu’auparavant dans quelques pays d’Afrique francophone. Doit-on envisager d’écouler nos produits sur le marché ivoirien, cibler le marché nigérian ou investir au Cameroun ? »


Les intervenants prennent part au processus de décisions et joueront un rôle actif dans l’élaboration de stratégies et autres mesures ultérieurement.


- Une réunion d’information : par exemple : L'animateur se contente de transmettre un message que les participants écouteront attentivement. Par exemple :


« … Notre activité génère des besoins importants en période d’été, c’est pourquoi les demandes de congés payés couvrant les dates du 1 juillet jusqu’au 31 Aout ne sont pas traitées … ».


A la fin de l’intervention, le dirigeant répondra aux questions qui seront éventuellement posées.


- Une réunion de concertation : Il faut tenir compte de tous les avis, propositions, et suggestions. Par exemple :


« Nous devons lancer notre concept en Côte d’Ivoire, au Sénégal et au Cameroun. Quelle est la période la plus propice pour lancer ce produit ? »


Les intervenants donnent leur opinion sans forcer la main de l’animateur.


- Une réunion pour résoudre des problèmes : le chef d’entreprise évoque un problème et proposer des solutions. Par exemple :


« De quelle manière allons-nous approcher les prospects kenyans et nigérians ? »


Les participants se consacrent pleinement à la recherche des solutions les mieux adaptées.


D’une manière générale, il est préférable d’inviter à la réunion uniquement les personnes qui sont directement concernées par le sujet, tout en limitant le nombre des participants. Dans le cas contraire, le risque de rendre les discussions plus laborieuses est grande et la mobilisation d'un trop grand nombre d’employés peut s’avérer fort onéreuse.


Choisir la disposition de la table qui convient le mieux selon l’objectif de la rencontre


Une table sous forme de ' O ' est idéale pour échanger des idées mais parait inappropriée pour projeter par exemple une présentation Power Point ;

Une table disposée en ' U ' est parfaite pour les salles dotées d’équipement de projection ;

L’idée de concevoir une table en « ligne » n’est envisageable que si la réunion ne consiste qu’à donner de l’information aux participants. Mais cette disposition ne favorisera pas les échanges d’idées ;

Au cas où le dirigeant ou l’animateur se sentent mal l’aise devant un intervenant placé en face d’eux, ils ont la possibilité organiser la table en " V ".

Quelle que soit la manière dont ils présentent leur table, ils doivent garder à l’esprit qu’il leur faille rester dans le champ de vision de tous les participants.


Réussir le lancement de la réunion


Avant d’entrer dans la salle, le dirigeant se doit de prendre le temps de dire bonjour à chaque invité en leur serrant la main, un signe de reconnaissance qui va faciliter les échanges par la suite. Peu importe qu’il joue la carte de convivialité pour détendre l’atmosphère, celle de l’humour ou qu’il confère un caractère solennel à la rencontre : l’essentiel est que, pour bien commencer leurs discours, il a l’obligation de décliner son nom et sa fonction tout en restant debout, ce qui lui donnera l’occasion d’asseoir son leadership.



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Il procédera à un tour de table et conviera les participants à se présenter de la même manière. Si une personne externe à l’entreprise est présente à la réunion, l’entrepreneur déclinera son identité et expliquera en quoi sa présence sera utile.

Enfin il devra indiquer le déroulement détaillé de chaque point mentionné dans l'ordre du jour et obtenir le consensus de toute l’assemblée avant de démarrer véritablement la réunion.


Jouer le rôle de modérateur lors des débats


Si le dirigeant dépasse la limite des cinq sujets à traiter et si la réunion dure un plus de quatre-vingt-dix minutes, les participants seront moins concentrés et, par conséquent, moins productifs. Les quinze premières minutes sont donc déterminantes, car les points qu’il souhaite aborder doivent lui permettre de faire connaître le fond de sa pensée et de prendre une décision. En respectant cette durée, il parviendra ainsi à maintenir l’attention du public.

Il prendra garde de ne pas oublier pas de faire preuve de politesse et de respect, tout en faisant valoir son autorité en toutes circonstances. Par exemple:


« … Je me permets d’attirer votre attention sur le fait que le sujet abordé ne concerne pas le risque perçu par les investisseurs et les organismes de notation au sujet du Sénégal, du Cameroun et de la Côte d’Ivoire. Il s’agit plutôt de saisir le plus rapidement possible les opportunités d’affaires qui se présentent dans ces pays … »


Pour captiver l’attention de ds interlocuteurs, l’entrepreneur doit scruter de son regard toute l'assemblée et s’attarder quelques secondes sur le visage de chacun d’entre eux. Cette méthode présente l’avantage d’identifier les personnes qui hocheront de la tête en signe d'approbation et ceux qui manifestent leur désapprobation ou leur mécontentement, ce qui lui permettrait dans le dernier cas de figure d’anticiper des réactions négatives au sein du public, en vue d’éloigner d’éventuels écarts de conduite.


Plus souvent qu'autrement, la meilleure attitude à adopter face à ceux qui se montrent très bavard ou aux employés qui ne sont pas attachés à la ponctualité est de ne pas perdre son sang-froid. L’animateur sera toujours amené à gérer un petit groupe de personnes qui bavarderont dans leur coin, abordant parfois des discussions hors-sujet. Au lieu d’exercer un sévère rappel à l'ordre comme dans un tribunal, il leur fera savoir avec tact que toute la salle souhaiterait qu’ils expriment leur opinion sur le sujet. Concernant les retardataires, le dirigeant esquissera un sourire de politesse et fera un signe de la main pour l’inviter à rejoindre l’auditoire.

Il planifiera lui-même les séquences de questions-réponses en respectant un timing qu’il fixera à sa convenance, dans le but de rendre la réunion vivante et rythmée.


Conclure la fin de la réunion avec la même rigueur qu’au commencement


Le dirigeant doit être en mesure de résumer les principaux points abordés au cours des discussions. Mais il veillera à ce que sa dernière prise de parole ne relance pas les débats. Il conviendra de se focaliser sur les décisions que ses collaborateurs et lui-même ont prises et les actions à mener. Il fera un dernier tour de table de telle sorte que chaque intervenant donne ses impressions sur le déroulement de la réunion.


Il pourra désigner un participant qui aura la responsabilité de rédiger le compte-rendu de la rencontre. Dans un tableau, ce dernier se chargera de noter des éléments d’information relative aux points abordés, aux décisions prises, aux actions à mener et aux questions restées en suspens. Les échéances fixées pour achever le travail et les noms des personnes assignées à de nouvelles tâches, au regard des actions à engager, seront mentionnés dans ce document.


Dernière règle à appliquer : il est recommander de ne diffuser le compte-rendu qu’en interne à l’ensemble des participants et aux personnes directement concernées par les thèmes abordés.



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